Не корми словами вместо хлеба, или Что думает Минфин о переводе транспортных накладных в PDF?

Можно ли обмениваться транспортными накладными в электронном виде — в формате PDF? На вопрос отвечают представители Минфина и сервиса Synerdocs.

Алиса Муратова, бизнес-аналитик Synerdocs*:

Производитель хлебобулочных изделий поинтересовался у Минфина, можно ли перевести в электронный вид транспортную накладную и представить ее в формате PDF. Также представители компании хотели узнать, насколько законно восстанавливать документы в электронном виде, если бумажный оригинал будет утерян. У аналитиков Synerdocs есть на этот счет свое мнение, но давайте начнем с самого начала.

Вопрос-ответ

Итак, текст обращения в Министерство финансов РФ (приводим дословно):

«Организация является производителем хлебобулочной продукции. Ее продукция реализуется розничным сетям по договорам поставки, согласно которым обязанности по доставке продукции лежат на поставщике. В целях исполнения обязательств по договорам поставки она осуществляет доставку продукции в розничные сети как собственным транспортом, так и с привлечением сторонних автотранспортных предприятий (далее — АТП).

Для целей документального подтверждения расходов по доставке продукции АТП формируются транспортные накладные на бумажном носителе.

В целях оптимизации документооборота организация планирует перейти на электронный обмен транспортными накладными в формате PDF, подписанными квалифицированной электронной подписью.

Являются ли документальным подтверждением расходов по доставке продукции АТП в целях налога на прибыль транспортные накладные в формате PDF, подписанные квалифицированной электронной подписью?

Правомерно ли восстанавливать транспортные накладные в электронном виде (в формате PDF с подписанием квалифицированной электронной подписью), в случае если утраченные транспортные накладные были сформированы в момент совершения хозяйственной операции в бумажном виде?»

Экспертное мнение

При проработке бизнес-решения по обмену электронными документами мы, аналитики Synerdocs, регулярно сталкиваемся с необходимостью выяснения некоторых аспектов законодательства и направляем вопросы в адрес различных органов. Вывод на рынок нашего нового решения по обмену электронными транспортными накладными не стал исключением.

Как правило, и мы получаем такие же односложные ответы с многочисленными ссылками на нормативно-правовые акты, без дополнительного разъяснения, которое бы опиралось именно на специфику отрасли. Письмо, речь о котором идет выше, – наглядный пример «красноречия» представителей госорганов.

Перевод документа в PDF. В чем сложность?
Обмениваться такой транспортной накладной можно, правда, есть несколько «НО»:

1. Данный формат не позволяет добавлять в документ сведения от других участников.

То есть он составлен грузоотправителем и в него уже не внести замечания/отметки, которые могут возникнуть у водителя, транспортной компании и у грузополучателя при приемке (например, если произошла частичная утрата или порча некоторой партии продукции). Аналогично нет возможности указать новый адрес при изменении места выгрузки, если такое событие имело место быть.

Этой ситуации можно избежать, если транспортная накладная состоит из нескольких файлов, каждый из которых создается и подписывается отдельно. В случае PDF файл только один и формируется лишь в начале.

2. Нужно учесть возможность подписания документа водителем при приемке и сдаче груза получателю.

Согласитесь, использовать квалифицированную электронную подпись, во-первых, дорого, а во-вторых необходимы дополнительные средства для ее создания (СКЗИ).

Однако водитель может подписать документ с помощью мобильного устройства. Законодательство разрешает использовать все виды ЭП при подписании первичных документов, в том числе и простую. Данную схему мы реализовали в сервисе Synerdocs.

На второй вопрос компании (восстановление транспортных накладных в электронном виде) в Министерстве ответ так и не дали. Но я попробую представить свою экспертную оценку. Необходимо уточнить момент утраты документа и количество потерянных экземпляров. Если пропали все и в начале процесса, тогда можно создать электронный документ с теми же реквизитами и подписать сторонами. Во всех остальных случаях (когда сохранился хоть один экземпляр) формирование электронного документа породит дубликат уже существующего, что является незаконным.

В данной ситуации предлагаю создать электронный документ, перед этим уничтожив или аннулировав все сохранившиеся на бумаге.

— *Synerdocs – первый российский сервис, который позволяет крупным транспортным компаниям, грузоотправителям и грузополучателям обмениваться электронными транспортными накладными. Для подписания документов водители используют мобильные мессенджеры Viber и SMS. При этом другие участники обмена могут отправлять транспортные накладные, не выходя из привычной учетной системы.

Автор: Дарья Зимак