В помощь экспедитору: как правильно заполнить поручение

При организации перевозок грузов, экспедиторами используются ряд документов регулирующих взаимоотношения экспедитора и грузовладельца при исполнении ими обязательств по договору транспортной экспедиции. Одним из таких документов является поручение экспедитору.

Поручение экспедитору — это документ, в котором описываются основные параметры перевозимого экспедитором груза, и задание грузовладельца на организацию такой перевозки. Поручение выдается однократно, на каждый груз, не зависимо от того систематически ли оказывается экспедитором услуга для конкретного грузовладельца, или одноразово.

Бланки поручений экспедитору заполняются грузовладельцами самостоятельно. Заполненный образец поручения экспедитору должен содержать полные и достоверные данные о грузе, а именно его вес, маркировку, объем и количество грузовых мест. Если в поручении указана неточная или неполная информация о грузе, клиент должен возместить экспедитору понесенные убытки.

Все бланки экспедиторских поручений должны быть напечатаны шрифтом 14 на листах бумаги формата A4 и содержать наименование из прописных букв полужирного шрифта размером N 16. Сам бланк заполняется шариковой ручкой или с помощью компьютерной техники.

Бланк образца поручения экспедитору содержит 22 строки, каждая из которых должна быть заполнена без исправлений и помарок.

Рассмотрим детально образец заполнения поручения экспедитору.

• В 1 строке ставится дата выдачи поручения.
• Во 2 строке номер, который присваивает поручению клиент.
• 3, 4, 5 и 6 строки содержат данные о местонахождении и наименовании юридического лица грузоотправителя, клиента, грузополучателя, экспедитора. Если сторона ведет, хозяйственную деятельность как индивидуальный предприниматель то указывается местожительство, фамилия, имя, отчество лица. Все данные пишутся полностью без сокращений.
• В 7 графе нужно поставить отметку о необходимости уведомления грузоотправителя, клиента или другого лица о прибытии груза.
• В 8 строке нужно указать название страны, где был произведен груз.
• В строке 9 указывается информация о грузах, которые готовы к отправке.
• В 10 и 11 строке необходимо сообщить информацию о транспорте на котором, будет осуществляться перевозка груза, а также адрес доставки груза.
• Груз должен быть застрахован, а информация о дате и номере страхового полиса, наименовании страховщика, его местонахождение, а также условия страхования указываются в 12 графе.
• 13 строка заполняется с указанием опознавательного номера груза — товарного кода, который используется для транспортных, таможенных и статистических целей.
• В 14 строке указывается маркировка груза, согласно предусмотренных законодательством Российской Федерации норм.
• В 15 и 16, 17 строках указывается информация о количестве грузовых мест, способе доставки груза, например, наливом, насыпью, навалом, в коробках, ящиках или делается отметка об отсутствии упаковки у груза, а также вес и объем груза. Вес груза указывается как с упаковкой, так и без нее. Что касается количества мест, то необходимо указывать их так, чтобы количество отдельных мест в партии груза, упакованных или неупакованных не могло быть поделено без предварительного разукомплектования отдельного места или упаковки. Обязательно нужно сделать акцент на описании внешнего вида упаковки перевозимого груза.
• Строка 18 содержит информацию о стоимости груза, согласно информации поданной в платежных документах. Эта графа не является обязательной и может быть заполнена по усмотрению клиента.
• В строке 19 бланка образца заполнения поручения подается информация о габаритах каждой упаковки груза и ее вес.
• Перевозка грузов без документов не разрешается, поэтому в 20 строке необходимо указать перечень документов, приложенных к экспедиторскому поручению, а также дается перечень документов, предусмотренных в аккредитиве.
• В строке 21 необходимо указать всю дополнительную информацию относительно груза, о способе его транспортировки, о мерах которые направлены на обеспечение безопасности окружающей среды при транспортировке груза, а также о мерах обеспечивающих сохранность перевозимого груза.
• Поручение должно быть заверено личной подписью грузовладельца или его уполномоченного лица с указанием фамилии, имени, отчества, а также в 22 строке бланка поручения, проставляется печать клиента.

Бланк заполняется в оригинале и копии, причем оригинал вручается экспедитору.

Ассоциациями экспедиторов на основе вышеприведенной информации могут разрабатываться свои образцы поручения экспедитору, в которых может быть указана дополнительная информация, например, что касается правил перевозки грузов, в том числе и опасных.

Автор: Артём Богданов