Должностная инструкция для логиста

Роль начальника отдела логистики в компании достаточно велика, а в Интернете встречаются различные варианты должностных инструкций (ДИ). Данная статья составлена на основании комментариев по этому поводу специалистов.

Структура организации логистики для компании производственной и логистической отличается весьма существенно, поскольку производственная работает исключительно с собственной продукцией, а логистическая работает с разными грузами разных клиентов, принимая их, храня и отправляя. Соответственно, функции отделов логистики таких организаций, взаимоотношения их с другими подразделениями и полномочия, которыми пользуется руководитель отдела, отличаются существенным образом. Очевидно, что один и тот же макет должностной инструкции вряд ли пригоден в обоих случаях: должностная инструкция транспортного логиста производственной компании будет коренным образом отличаться от инструкции сотрудника логистической компании.

Общие принципы разработки должностных инструкций

Деятельность любого структурного подразделения должна регламентироваться по следующей схеме:

• подробное описание бизнес-процессов компании;
• разработка и утверждение для компании организационной структуры;
• разработка штатного расписания;
• разработка для каждого подразделения компании «Положения о подразделении»;
• разработка должностных инструкций для руководителей подразделений;
• разработка должностных инструкций для всех сотрудников подразделения;
• создание системы контроля за исполнением.

Наличие Положения об отделе устанавливает его цель и значение в общей структуре компании, описывает организацию его работы, устанавливает место в общей организационной схеме с конкретными взаимосвязями с иными подразделениями. Оговаривается также отчетность и ответственность руководителя. Для вновь принятого на работу руководителя отдела этот документ помогает быстрее адаптироваться, работающему руководителю легче будет управлять работой своего подразделения, и исходя из основных его задач, определить функции всех сотрудников.

Должностные инструкции сотрудников отдела логистики, включая его руководителя, составляются по той же схеме. Непосредственное исполнение этой задачи возлагается на руководителя всего направления, например, на директора по логистике. Ему активно помогает менеджер по персоналу, но в разработке документа может активно участвовать и сам логист: должностная инструкция – это не директива сверху, а упорядоченная схема работы сотрудника. ДИ утверждается приказом первого руководителя, а изменения в эти документы могут быть внесены, если функционал сотрудника или подразделения растет или уменьшается, меняются квалификационные требования или структура компании.

Что входит в должностную инструкцию

Должностная инструкция логиста транспортного отдела, как и любого сотрудника, должна включать его производственные функции, оговаривать права и обязанности, определять место данного сотрудника в общей структуре подразделения или предприятия. Если этот документ составлен не формально, руководителю не придется постоянно напоминать своему сотруднику о его обязанностях. Никакой инструктаж по организации работ не потребуется, поскольку в ДИ все это должно быть подробно расписано.

Увы, на практике это не всегда имеет место. Многие положения, оговоренные в ДИ, просто не учитываются, правила подчиненности и взаимоотношений между сотрудниками или между отделами оказываются прописанными формально, в результате чего специалист или руководитель отдела не знает в точности, чьи распоряжения он должен выполнять в первую очередь.

Должностная инструкция логиста по грузоперевозкам обычно включает раздел «Должностные обязанности», и этот раздел пишется, да и читается внимательно. Не стоит приводить здесь все подробные описания обязанностей, иначе этот документ станет многотомным. Вполне достаточно привести только перечень обязанностей, а подробное описание их – задача регламентирующих инструкций, касающихся выполнения определенных бизнес-процессов.

Раздел «Права и полномочия» не всегда понимают верно. Вот, например, часто встречающийся пункт: «Имеет право делать руководству предприятия предложения о совершенствовании деятельности подразделения». Да не право он имеет, а обязан! Если все сотрудники будут думать о совершенствовании работы своих подразделений, можно будет говорить о качестве системы менеджмента на предприятии. Или вписывают в ДИ руководителя: «Имеет право давать подчиненным задания…» — но это же не право, а должностная обязанность.

А вот указать полномочия начальника службы логистики по представлению интересов компании и по принятию самостоятельных решений без указаний руководства было бы куда более правильно.

Раздел «Ответственность» важен для работодателя. Здесь можно указать, что может послужить причиной объявления о служебном несоответствии. А такой раздел, как «Показатели эффективной работы» должностные инструкции логиста по транспорту обычно вообще не включают.

Разные компании – разные инструкции

Масштабность компаний определяет многоуровневость управления в логистической сфере, например, уровень стратегический, ставящий цели, оперативный, ставящий задачи, и контрольный, организующий исполнение задач и контроль. Соответственно, могут быть разными и должностные обязанности руководителя отдела и исполнителей. Поэтому для конкретного предприятия типовые шаблоны ДИ вряд ли могут быть использованы – разве что в качестве образца, по которому создаются должностные инструкции конкретного предприятия. Да и сама логистика – это многогранная деятельность, и любая из этих граней может оказаться приоритетной. Все это должно быть в ДИ и, прежде всего, в Положении об отделе, ведь это, по сути – должностная инструкция для всего подразделения.

Автор: Артём Богданов