Информационная, финансовая и юридическая безопасность в экспедиторской компании

Практика показывает, что руководство экспедиторских компаний должно позаботиться о безопасности внутрикорпоративной информации. В такого типа организациях, как и во многих других, очень важно не допустить утечки сведений, хранящихся в базе данных. Во многом этому может поспособствовать основная компьютерная программа, внедренная в компании.

Компьютерная система должна быть настроена таким образом, чтобы каждый пользователь имел свой логин и пароль. У разных категорий юзеров должны быть разные права доступа, достаточные для выполнения ими служебных обязанностей. Информационная система должна фиксировать все изменения данных в критически важных полях: кто и когда их произвел. Резервные копии базы данных и прочей служебной информации должны выполняться регулярно и храниться на надежных носителях, желательно в удаленном месте.
Собранные данные о клиентах, подрядчиках, поставщиках услуг, хранящиеся в информационной системе, должны быть защищены от копирования, чтобы недобросовестный работник не мог экспортировать себе эту информацию.
Надежная система должна также иметь и ряд дополнительных возможностей. Например, она должна отслеживать сроки оплаты, запрещать работать с клиентами, которые имеют задолженности или кредитный лимит которых исчерпан. Программа может отсылать уведомления или просто информировать о неплатежеспособности заказчика. Здесь уже идет речь о финансовой безопасности предприятия, которое стремится сократить риски работы с неплательщиками.
Система должна увидеть, что не заданы финансовые реквизиты клиента, необходимые для формирования последующих бумаг. Неоплаченные счета попадают в ранг просроченных, и система продолжает следить за ними, регулярно отсылая напоминания. Специальные отчеты, планирование — все это входит в список возможностей современных компьютерных программ.
Системы также могут проводить аудит операций или просчитывать рентабельность будущей грузоперевозки.
Юридическая безопасность гарантируется при помощи функций отслеживания наличия договоров и других важных документов, а также правильности заполнения некоторых полей. Все ли документы есть в наличии, не просрочена ли страховка — ответы на подобные вопросы дают компьютерные программы. 

Автор: Ксения