Устранение ошибок в работе экспедитора

Многие транспортно-экспедиционные компании внедряют специализированное программное обеспечение. Несмотря на то, что такие программы — дорогая покупка, это — инвестиция в будущее. Если система подобрана удачно и внедрена правильно, решается одна из важнейших задач на предприятии — автоматизация бизнес-процессов.

Таблицы Excel или другие вспомогательные средства, как правило, не способны собирать полную информацию по перевозкам. При отсутствии специальных информационных систем данные по сделкам остаются отрывочными.

Документы хранятся в различных местах, наличие полного комплекта правильно заполненных бумаг очень сложно отследить. Поля приходится заполнять вручную, данные копировать или вводить повторно. В результате допускаются ошибки и просчеты, которые могут обойтись владельцу бизнеса довольно дорого. Дело доходит до того, что приходится нанимать специального работника, который отвечает за ведение документации и сверку бумаг.

Системы управления транспортной логистикой заметно облегчают и оптимизируют работу специалистов. Такие программы предоставляют возможность поиска сохраненных документов, проверяют и автоматически выставляют счета, рассчитывают сроки оплаты, формируют всевозможные отчеты о нахождении грузов, которые можно предоставлять заказчикам.

При мультимодальных перевозках информационные системы просто незаменимы. Программы аккумулируют информацию по одному или нескольким перевозчикам, а также по страхованию, хранению, таможенному оформлению. Собранные данные попадают в отчеты, показывающие практически любой срез данных. (Узнайте больше в статье «Мультисложные задачи по перевозкам решают компьютеры»).

Сведения хранятся в базе данных и переносятся из одного документа в другой автоматически, поля заполняются автоматически. Это исключает ошибки, которые часто допускаются при ручном заполнении документов.

При использовании транспортно-логистической системы работа специалиста выглядит следующим образом.

1. Вначале в систему заносится информация о заявке.
2. Далее происходит аккумулирование информации по заявке и добавление сопроводительных документов.
3. На следующем этапе система помогает создать и разослать заявки транспортным подрядчикам — поставщикам услуг.
4. Далее экспедитор использует программу для отслеживания нахождения и состояния груза, формирует отчеты для предоставления их грузоотправителям. Во время передвижения груза экспедитор добавляет информацию в базу данных.
5. При возникновении непредвиденных обстоятельств, таких как простой, опоздание, изменение места погрузки, специалист заносит в базу данных суммы дополнительных расходов.
6. Выставление счета клиенту также может осуществляться через программу.
7. Наиболее продвинутые компьютерные системы в состоянии отслеживать наступление сроков оплаты и оповещать работников или клиентов. Также компьютерные программы помогут управлять оплатой, отслеживать долги и рассрочку платежей. 
    

Автор: Ксения