Как технологии меняют логистику? Умная Логистика против Excel

Сегодня многие транспортные компании до сих пор не используют в своей работе cовременные CRM-системы или программы для учета и контроля грузоперевозок: старый добрый Excel для них привычнее и удобнее. Однако в табличном редакторе попросту нет функционала, необходимого для работы в современной логистике — и те, кто этого не понимают, не смогут добиться успеха в бизнесе.

Для того, чтобы описать ключевые различия между Умной Логистикой — современной CRM-системой для Экспедиторов и Перевозчиков — и табличным редактором, не предназначенным для оперативной работы, не нужно выдумывать уникальные функции: достаточно сравнить сухие факты.

Начало работы

Для того, чтобы начать работу, необходимо завести базы данных контрагентов, документов, создать шаблоны договоров, создать систему для учета перевозок, подсчета прибыли и т.д. — список можно продолжать до бесконечности. CRM системы предлагают полный набор необходимых функций, тогда как табличный редактор — только пустую таблицу.

CRM: Полный набор всех необходимых функций и баз данных уже через 5 минут после регистрации. Все, что необходимо сделать — заполнить информацию и начать работать. Обучение сотрудников проходит через интернет — бесплатно и 7 дней в неделю. Благодаря облачным технологиям, доступ к программе и базам данных одновременно могут получить все сотрудники компании.

EXCEL: После покупки и установки перед вами — пустая таблица, в которой необходимо вручную создавать все поля и добавлять информацию — никаких готовых функций для логистики и ведения бизнеса в табличном редакторе не предусмотрено. Обучения по использованию офисной программы для работы в логистике не существует. Использовать программу и базу данных может только один человек и только на одном компьютере.

Скорость и удобство работы в программе

В теории, практически любую задачу при должном подходе можно решить любыми средствами: но будет различаться и качество результата, и время и силы, затраченные на его достижение. Именно от скорости и удобства зависит эффективность труда сотрудников — и, соответственно, прибыль компании.

CRM: Автоматизация всех ежедневных задач: от создания заявки и поиска машин или грузов до выгрузки документов в бухгалтерию, расчета чистой прибыли и отслеживания движения денежных средств.

EXCEL: Функционал программы ограничен тем, что создаст непосредственный пользователь программы, автоматизация задач нереализуема. Все необходимые задачи приходится выполнять вручную.

Надежность и отказоустойчивость

При работе с большим количеством клиентов даже за короткий промежуток времени собирается огромный архив информации: заявки, документы и т.п. Всем этим необходимо не только эффективно управлять, но и надежно хранить, ведь в этой информации и заключается работа логистов.

CRM: Вся информация дублируется в нескольких надежных дата-центрах по всему миру, резервное копирование всех данных происходит каждый час. Время восстановления при сбое — менее 1,5 минут. Техническое обслуживание и поддержка — 24/7. Гарантия сохранности информации и свободный доступ к ней с любого устройства.

EXCEL: Работоспособность зависит от компьютера пользователя. Информация также хранится на компьютере, дублирование и резервное копирование затруднительно и зависит только от пользователя. Отказоустойчивость — низкая, и при поломке компьютера есть риск потерять все базы данных и всю информацию без возврата.

Стоимость использования

В борьбе между платным и бесплатным программным обеспечением ключевую роль играет не цена, а задачи, которые пользователю необходимо решать. Время и силы, потраченные на самостоятельное создание «бесплатного» аналога или заменителя полноценной рабочей системы стоят гораздо дороже, чем деньги, потраченные на его покупку.

CRM: Доступ к программе необходимо оплачивать ежемесячно.

EXCEL: После покупки программы необходимо затратить время на создание необходимых баз данных и функций (лишь тех, работа которых возможна в условиях табличного редактора). Написание макросов — дело долгое и неэффективное, поэтому «бесплатно» — это лишь видимость. Затраты времени и сил велики, а риски потери всех данных едва ли уравновешиваются «нулевой» стоимостью продукта.

Вывод

Ответить на вопрос о том, какой стиль работы и какое программное обеспечение подойдет вашей компании, способны только вы. При этом важно учитывать не только очевидные качества, но и то, какими будут обслуживание, поддержка, рассматривать вопрос в перспективе. Ведь даже за бесплатные решения нужно платить — временем, силами и удобством работы, что зачастую гораздо дороже денег, за которые можно купить полноценную программу. И те, кто умеют мыслить будущем и понимать, как те или иные решения повлияют на развитие их компании, без труда найдут правильный ответ.

Автор: Юлия Николаева