Как логисту выписывать претензии на 1 минуту?

Работа транспортных и транспортно-экспедиционных компаний, к сожалению, состоит не только из удачных сделок и беспроблемных перевозок. Машины не всегда приходят (в срок), груз оказывается не готов к погрузке, вся перевозка срывается по вине заказчика или перевозчика – и нерадивые партнеры должны понести за это ответственность. И первый шаг к ней – грамотная выписка претензии.

Выписка претензии кажется простым делом лишь на первый взгляд – ведь, как и в любом важном документе, в ней необходимо учитывать все детали и правильно оформить каждый пункт. В ней должны быть прописаны все существенные данные: реквизиты сторон, информация об обязанностях сторон по договору о перевозке и то, что пошло не так. За описанием проблемы следует сумма требований и выставляются сроки, в которые ваш партнер должен возместить ваш ущерб.

Как правило, не у всех транспортных компаний есть собственный юрист, и часто работой с претензиями занимается бухгалтер – и без того крайне ответственная должность. Вне зависимости от того, на кого возлагается эта ответственность – на штатного юриста, наемную юридическую компанию или даже бухгалтера, это ведет к большим затратам времени и денег – процесс, который необходимо и возможно оптимизировать.

Как выписать и отправить претензию?

1. Начните взаимодействие с заказчиком или перевозчикам со звонка – возможно, проблему удастся решить и без претензий или требований;

2. Если первый звонок ничего не дал, составьте претензию. В ней должны быть:
— дата и место составления;
— полные реквизиты составляющей претензию организации и ее получателя;
— описание проблемы, ставшей основанием для претензии;
— расчет и сумма претензии и подробное обоснование каждого требования.

3. Напечатайте претензию в двух экземплярах: один отправляется контрагенту, второй остается в вашей компании. Отправьте претензию заказным письмом с описью вложения, и отслеживайте его движение, не забывайте напоминать о претензии заказчику или перевозчику. Желательно также отправить претензию по электронной почте и/или факсом.

Конечно, в случае, если ваши претензии и требования останутся без ответа и придется обращаться в суд, без квалифицированной юридической помощи не обойтись – этим должны заниматься профессионалы. Но зачастую, при получении грамотно оформленной претензии или требования, транспортные компании пытаются «замять» конфликт и не доводить дело до суда – и готовы совместно с вами найти устраивающее всех решение проблемы. А решение, которое полностью устраивает вас – полная оплата долга.

Придти к такому решению помогает Система выписки претензий Умной Логистики, которая упрощает взаимодействие с заказчиками и перевозчиками и помогает сократить время сбора долгов до трех раз. Это просто: теперь каждый менеджер может без помощи юриста автоматически выписать и отправить должнику необходимую претензию, требования или даже предарбитражное уведомление. Самостоятельно выписывая и отправляя претензии и требования, менеджер экономит время юристов (= деньги) и помогает быстрее возвращать долги, не доводя дело до суда.

Автор: Юлия Николаева